Die Bilanzierung der Energieverbräuche und der Treibhausgasemissionen bildet die wichtigste Grundlage, um den Erfolg der Energie- und Klimapolitik zu messen und um zu überprüfen, ob die angestrebten Ziele erreicht werden können. Die Energieverbräuche und die Treibhausgasemissionen, ausgedrückt in CO₂-Äquivalenten, werden nach den Verbrauchssektoren Haushalte, Dienstleistungen, Industrie und Verkehr sowie nach Energieträgern (Öl, Gas, (erneuerbaren) Strom, Biomasse) für das gesamte Gemeindegebiet ausgewiesen. Eine Energie- und CO₂-Bilanz muss regelmässig (jährlich bis maximal alle 4 Jahre) aktualisiert werden. Ein längeres Intervall hat den Nachteil, dass die Arbeitsabläufe oder die Anforderungen der eingesetzten Hilfsmittel nicht mehr präsent sind und der Aufwand zunimmt. Auch die Vergleichbarkeit der Resultate leidet unter einer zu langen Aktualisierungsperiode.
Energie- und CO₂-Bilanzen werden nach einem bestimmten Regelwerk erstellt. Für Gemeinden ist eine verbreitete Regel, dass nach dem Territorialprinzip bilanziert wird: Alle End-Energieverbräuche, die innerhalb des Gemeindegebietes anfallen, werden berücksichtigt. Mittels Emissionsfaktoren und unter Berücksichtigung des lokalen Strommixes wird dann die Treibhausgasbilanz und mit Primärenergiefaktoren die Bilanzen basierend auf Primärenergie, so wie es im Bilanzierungskonzept der 2000-Watt-Gesellschaft vorgesehen ist, berechnet. Das führt dazu, dass End-Energieverbräuche, die bei der Produktion von Gütern ausserhalb des Bilanzperimeters angefallen sind, ebenso wenig berücksichtigt werden, wie der Tanktourismus, oder die Verluste, die bei der Bereitstellung der Endenergie entstehen.
Wenn Daten auf der Basis von nationalen Statistiken und Vergleichswerten auf eine Gemeinde heruntergebrochen werden (z.B. nach Anzahl EinwohnerInnen und Einwohner oder nach Anzahl Arbeitsplätzen im Dienstleistungssektor) spricht man von einer Top- Down-Bilanzierung. Eine solche Bilanz basiert auf Durchschnittswerten und sagt über die lokalen Rahmenbedingungen wenig aus. Eine Bilanz, die sich vorwiegend auf Gemeindedaten abstützt, folgt einem Buttom-up Ansatz. Normalerweise liegen nicht alle notwendigen Daten lokal vor, oder sie können nur mit grösstem Aufwand erhoben werden. Dieser Schwierigkeit begegnen Bilanzierungstools, indem sie zu Beginn Durchschnittswerte in die Bilanz einfliessen lassen, die aber im Verlauf des Prozesses mit genaueren, lokalen Daten ersetzt werden können. Um die Qualität einer Bilanz abschätzen zu können, werden die verwendeten Datensätze dokumentiert und ihre Aussagekraft hinterlegt.
Die Anforderung an eine Bilanz, die Fortschritte der lokalen Energie- und Klimapolitik auszuweisen und deshalb die lokalen Aktivitäten abzubilden, führt zu einer verminderten Vergleichbarkeit mit Bilanzen anderer Gemeinden. Die Interpretation einer Bilanz ist anspruchsvoll und setzt voraus, dass die Aussagekraft der Daten und die berücksichtigten Bereiche gut bekannt sind.